Hướng dẫn sử dụng văn phòng phẩm

Trong trường hợp doanh nghiệp có thể cần in lại văn phòng phẩm trong tương lai hoặc in các loại văn phòng phẩm khác nhau ở các thời điểm khác nhau, bạn cần có hướng dẫn nội bộ về in ấn và sử dụng văn phòng phẩm để bảo đảm tính thống nhất về hình ảnh doanh nghiệp của bạn.

Nếu doanh nghiệp bạn thường phải tiếp nhận nhân viên mới thì bạn thường xuyên phải in danh thiếp mới. Vì vậy, nên giao cho một nhân viên chịu trách nhiệm về in ấn đối với tất cả các loại văn phòng phẩm của doanh nghiệp. Nhân viên này phải giữ liên hệ với cơ sở in ấn đã cung cấp dịch vụ in cho doanh nghiệp.

Khi có một cơ sở thiết kế và in ấn văn phòng phẩm cũng như các yếu tố liên quan khác như biểu trưng hoặc tên doanh nghiệp thì cần phải lưu ý font chữ và màu sắc sử dụng. Ví dụ, đối với font chữ, cần lưu ý tên font (ví dụ như Tahoma hoặc Arial) và cỡ chữ cũng như kiểu chữ (thường, đậm, nghiêng và đậm nghiêng). Đối với màu sắc của biểu trưng hoặc tên doanh nghiệp, bạn cần ghi lại mã màu vì màu thực tế trên văn phòng phẩm có thể thay đổi do các lý do như thời tiết nên có thể khác với màu gốc.

Bạn cũng nên hướng dẫn cách sử dụng từng loại văn phòng phẩm. Ví dụ, khi nào sử dụng biểu trưng và tên doanh nghiệp in màu (như trên tiêu thư hoặc danh thiếp mầu) và khi nào sử dụng bản trắng – đen (như mẫu fax).